Главная » Гармони«Я»

Подпишиcь на RSS или Почтовую рассылку

Мобильный тайм менеджмент

Alex

Здесь я публикую свою книжку, ее объем великоват для статьи, но зато для вас, мои дорогие читатели, — бесплатно.

Реально ли в нашем ежедневно ускоряющемся мире не только успевать справляться с все возрастающим потоком задач, но и увеличить время на общение с любимыми людьми?  Реально ли при этом получать удовольствие от самого процесса работы и при этом ежегодно удваивать свой доход без спешки и стресса?  Ответ — да, если вооружиться простой, удобной  и эффективной системой, разработанной мной.

Все что вам нужно для выведения своей жизни на новые уровни – это простой коммуникатор и  ваше твердое решение наполнить каждый свой день энергией, радостью и смыслом до самых краев.  Предлагаемая система позволит вам не только навести порядок в делах, но и поможет добиться желаемого во всех сферах вашей жизни без суеты и спешки.

Но главное преимущество использования системы – достижение состояния душевной гармонии и уверенности в том, что в каждое мгновение своей жизни вы занимаетесь наилучшим из всех возможных в настоящее время дел, и что поток этих дел несет вас к вашей мечте на всех парусах. 

Содержание

 Зачем?

            Радость

            Очистка сознания

Shifthappens

Как «оседлать» процесс?

            Готовимся

            Изучаем и одновременно наполняем систему

                        Первый шаг

                        Создаем категории

Планируем проекты и ставим ключевые задачи со сроками

Внимание: извлекаем действия!

3 типа напоминаний

Работаем с текстами и почтой

Организуем сознание

Как избежать отвлечений?

            Три вида «Нет»

            Как охранять концентрацию на главном?

            Как контролировать внешние помехи?

Заключение

 

1.      Зачем?

 

В наши дни мир движется столь быстро, что человека, сказавшего, будто этого не может быть никогда, обгонит тот, кто сделает это.

Гарри Эмерсон Фосдик

 

Радость — несомненно, естественное состояние человека. Что может быть прекраснее чувства, которое наполняет вас, когда вы наблюдаете за закатом солнца на берегу океана, вдыхаете запах черемухи теплой деревенской ночью, слышите веселый смех вашего ребенка, смотрите в глаза любимого человека, ощущаете свежесть новой идеи или ставите точку в только что законченном деле? Заметьте, что «проживание» всех перечисленных (и бесконечного числа похожих по эффекту) картин практически полностью зависит от каждого из нас. Для того, чтобы большую часть времени испытывать радость, совсем не нужны какие-либо особые внешние условия, к достижению которых большинство из нас так стремится. Многие люди думают: «Вот перееду в новую квартиру, приобрету новую машину, выйду замуж (женюсь), заработаю кучу денег – вот тогда…». Но мы то с вами по опыту знаем, что это «тогда» ничего не решит, даже если наступит. Что дело вовсе не во внешних условиях, при обеспечении которых мы, наконец, позволим себе радоваться каждому дню и мгновению  нашей жизни (из которых она собственно и состоит).  И, конечно, мы уже не раз слышали, что дело в нас самих. Но что же в нас не так? Посмотрите вокруг в лица людей в метро, в магазинах, бормочущих что-то себе под нос насупившихся прохожих, послушайте разговоры «за чаем» не знающих как дожить до конца рабочего дня и недели коллег. Что же не так? Дело в том, что эти люди потеряли контроль над собственной жизнью. Они чувствуют себя зажатыми в тиски обстоятельств и совершают ежедневные привычные им ритуальные действия, даже боясь подумать о том, что живут не так как хотели бы, не говоря уже о попытках что-то изменить в своей жизни, встать и сделать первый шаг к свежему воздуху собственных желаний и задавленных рутиной мечтаний. У меня часто складывается такое впечатление, что они буквально не чувствуют за собой права на инициирование перемен в собственной жизни. Страх перед неизвестностью, перед спонтанностью, присущей самой жизни, и произрастающие из него закрытость, негативизм и критиканство, мешают этим людям наслаждаться жизнью и являются следствием недостатка опыта успешного решения проблем. Дефицит опыта жизненного успеха определяет страх потерпеть неудачу, быть осмеянным, потерять то, что имеешь. Этот страх закрывает двери перед всем новым и неизведанным, лишая человека постоянно предоставляемых ему жизнью шансов выбраться из своего футляра и вдохнуть полной грудью. Многие люди даже не замечают этих возможностей, боясь выпрямиться, реалистично оценить обстоятельства и сделать первый шаг именно в тех условиях, в которых они находятся, перестав рассуждать в стиле «вот если бы…, тогда бы и я…».

Но, конечно, это не вы. Эти люди не покупают книг подобных той, которую вы держите сейчас в своих руках. Вы, безусловно, уже имеете опыт жизненного успеха и просто хотите его усилить, уточнив направление и продвигаясь вперед с большей скоростью. Верно? Если да, то вперед.

Существует два вида состояния радости: радость внутреннего покоя и радость гармонии драйва. Первая – кристально чистая созерцательность, вторая – краснощекая энергия движения. Первая – следствие глубокой концентрации на предмете (и даже на его отсутствии), вторая – на действии.

При всем моем уважении к безмятежному созерцанию, далее мы будет заниматься гармонизацией потока действий. У автогонщиков есть понятие «красный туман». Они описывают состояние предельной концентрации внимания при максимальной скорости болида, когда исчезает все вокруг, кроме совершаемого в настоящее мгновение действия, даже само время. Мы с вами выстроим поток ваших дел таким образом, чтобы вы ощутили нечто подобное во время работы и почувствовали  разницу. Красный туман предельной производительности может быть и не для вас, но если вы воспользуетесь описанной в этой книге системой  в полной мере, я вам гарантирую массу приятных ощущений и значительный прогресс во всех сферах  вашей жизни.

Очистить сознание от вороха  незавершенные проблем – вот первый шаг на пути к ощущению легкости и свободы.  Наш мозг не очень-то рассчитан на темпы информационного общества. Он устроен таким образом, что в каждый момент времени может эффективно выполнять только одно действие. Несколько незавершенных действий и нерешенных проблем требуют от нас немедленного завершения и решения, хором вопя нам прямо в мозг и привлекая к себе внимание.  Но мы не можем делать и тем более сделать все сразу, поэтому вынуждены тратить значительную часть своей психической энергии на выслушивание и подавление этого хора. Результат – хроническая усталость,  раздражительность и подавленное настроение. Жизненная энергия утекает как вода из дырявого ведра на подпитку очагов возбуждения в головном мозге, хранящих информацию о множестве незавершенных дел.  Мы также не можем просто махнуть рукой на все эти проблемы (хотя некоторые так и поступают, и это неминуемо рано или поздно приводит к катастрофе). Выход – надежная система хранения информации и напоминаний, которая ВСЕГДА с вами и при этом является внешней для вашего сознания.

В отличие от распространенных устаревших подходов, моя система направлена не на то, чтобы превратить вас в загнанную лошадь, а на повышение качества и удовольствия от работы и жизни, а главное — на достижение состояния спокойствия и радости. Моя система позволит Вам удвоить и даже утроить вашу производительность не за счет дополнительного напряжения сил, а, наоборот, за счет обеспечения плавности и управляемости потока работ, помогая вам расслабиться и освободить ваше сознание для новых, вдохновляющих творческих идей, очистив для них от мусора взлетную площадку. Вы больше не будете ощущать на себе гнета бесконечного клубка нерешенных проблем и разрастающегося кома просроченных дел.

Представьте: вторник 9:48. Мысли:

…через 12 минут  начинается совещание, надо успеть просмотреть план проекта. Ой, я же обещал утром зайти к Ивану, помочь ему с компьютером. (По дороге к Ивану) Начальница еще вчера просила закончить отчет… Сегодня к 16 часам надо в посольство… нет, кажется, в 17. Черт, паспорт дома забыл. Дома, дома…сегодня опять не успеем с женой фильм посмотреть, две недели уже обещаю. Ребенок, наверное, уже меня в лицо не помнит… О, нет! Опять звонит этот клиент, это минимум на полчаса! Да, слушаю вас…

            Можно ли помочь этому человеку, а точнее – спасти его? Легко.

Shifthappens удивительный ролик, 8 минут, которые позволят вам увидеть время, в котором мы живем, в новом ракурсе. Зайдите на youtube.com и наберите в поисковике вышеприведенное название. Мы живем в  экспоненциальном мире. Самой существенной чертой нашего времени является небывало высокая и постоянно возрастающая скорость перемен, затрагивающих все стороны нашей жизни. Это означает, что нам нужны принципиально новые подходы к организации своей жизни, и, в частности, работе с информацией. Лотки для бумаг, картотеки, записные книжки, ежедневники и даже компьютер – все это для эффективной организации времени большинства людей сейчас уже совершенно непригодно.  Эти средства, как инструменты планирования, лишены либо мобильности (настольный компьютер и даже ноутбук не реально таскать с собой повсюду), либо удобной системы напоминаний (ежедневник не подаст сигнала в нужный момент, как, впрочем, и лежащий в портфеле компьютер).  Смартфоны предоставляют ограниченные  возможности, а вот коммуникатор – идеальное на сегодня решение. Его функциональность достаточна для настройки эффективной системы, времени на освоение Windows Mobile практически не требуется ввиду ее схожести со стандартной Windows, и главное – коммуникатор всегда под рукой. Ни одно другое  средство организации информации и напоминаний не обладает всеми качествами, необходимыми для эффективного его использования как физической основы для идеальной системы тайм-менеджмента. Далее, именно такую систему мы с вами и создадим.

2.      Как «оседлать» процесс?

Секрет движения вперед в том, чтобы начать движение.

Марк Твен

 

Прежде всего, нам будет необходимо навести порядок в потоке ваших повседневных дел, которые без должной организации имеют свойство накапливаться, вызывать авральные ситуации и стресс. Для этого нам потребуется перевести этот своенравный поток в управляемые рамки простой и удобной системы. Эта система состоит из двух составляющих: внешней и внутренней.

Внешняя система – это организованные определенным образом списки дел, документов и напоминаний. Я называю ее так, чтобы подчеркнуть ее главную функцию – освобождение вашего сознания путем переноса информации о всех незавершенных делах, важных документах и событиях на заслуживающий доверие носитель, который всегда под рукой и готов предоставить вам всю необходимую информацию и напоминания в нужное время. Именно эта система дает вам возможность наиболее полно использовать резервы вашей творческой энергии, испытать (а точнее – испытывать большую часть времени) небывалый прилив сил и состояние удивительной легкости при разрешении самых сложных проблем. Однако, чтобы эта возможность стала реальностью необходима еще и Внутренняя система – прочно укоренившаяся в вашем подсознании «правильная» привычка обработки любой входящей в ваше сознание информации. Входящая информация может быть трех видов:

  • Информация, сохраненная и упорядоченная вами во внешней системе (например, электронные папки с документами в вашем коммуникаторе)
  • Информация, которую вы находите путем активного поиска (например, расписание авиарейсов Москва-Лондон в Интернете)
  •  Информация, которая врывается в ваше сознание без предупреждения (например, начальник с очередной проблемой, которую надо было решить еще вчера) – агрессивные отвлекающие факторы.

Внешняя система – приложение и, одновременно, помощник в формировании Внутренней. Эффективное использование вашего коммуникатора быстро приведет к закреплению необходимых полезных привычек обработки любой  информации, поступающей на ваши органы чувств. При активной практике (а ее вам обеспечит настроенный вами коммуникатор) в вашей голове укоренится определенная последовательность вопросов, которые вы будите задавать себе, и шагов, которые вы будите совершать при решении проблем и работе с информацией. В течение нескольких недель эта последовательность – алгоритм, схема – автоматизируется и вы даже не будете осознавать, что ее используете. Она превратится в бесперебойно работающий моторчик, пыхтящий себе где-то на краю вашего сознания, не позволяя загромождать его и освобождая пространство для новых идей, концентрации внимания на выполняемом действии и ощущении полноты жизни.

Всего несколько часов нашей с вами увлекательной работы по разбору завалов вашего сознания в совокупности с использованием вами мощных приемов экономии времени незамедлительно приведут вас к обретению чувства контроля над рабочим процессом.

Большинство руководств по управлению временем начинается с процесса постановки целей, но такой подход на практике редко приводит к результату, так как результат связан с действием, а для эффективной организации действий нужен удобный инструмент. Идея без инструмента ее реализации как машина без колес –  бесполезна. Такая идея не используется и со временем забывается, бесследно исчезая в нескончаемом потоке все новой и новой информации. Вы легко сможете поработать над вашими целями на разных уровнях планирования, вплоть до жизненных целей, как только в ваших руках будет надежная и настроенная под вас система. Сначала нам потребуется разобраться с рутиной: чтобы рассмотреть звезды, необходимо разогнать облака — расчистить сознание для творческого мышления. Тогда вам легко будет сделать главный шаг – придать вашему уже хорошо организованному потоку дел желаемое направление. Итак, наша ближайшая цель – наведение порядка в повседневных делах, а точнее — налаживание «правильного» потока действий.

a.      Готовимся

                                                                          i.      Основные «игрушки»: Коммуникатор с Windows Mobile (желательно не ниже 5.0), программа Microsoft ActiveSync и кабель для соединения с компьютером. И программа, и кабель (обычно Usb-miniUsb), как правило, поставляются в комплекте с коммуникатором. Если их у вас нет, то кабель можно купить в любом салоне связи, а программу бесплатно скачать из Интернета, набрав ее название в поисковике. Соединение с компьютером необходимо для резервного хранения данных коммуникатора на случае его утери или порчи. Периодическое сохранение данных на компьютере (не реже 1 раза в месяц) очень важно, так как тревога возможной потери данных не позволит вам испытывать должное  доверие к системе, и она не сможет выполнять своей главной функции – очистки сознания от ненужного груза дел, которые вы физически не можете в данный момент делать. Другими словами, вы будете пытаться продолжать удерживать в памяти и «пережевывать» в сознании незавершенные дела.

                                                                        ii.      Дополнительные «игрушки» — их использование расширит возможности применения моей системы и сэкономит вам дополнительное время:

  1. Flesh-карта памяти для коммуникатора желательно не менее 1 Гб, но можно и меньше.
  2. Переходник  Flesh-карта-Usb, например SD-Usb, в зависимости от того, какой тип карты использует коммуникатор. Можно использовать карт-ридер, но переходник удобнее  — он компактен, так как не имеет проводов. Просто вытащив карту из коммуникатора, вставив ее в переходник, а переходник в компьютер, вы можете легко скопировать файлы на компьютер или продолжить работу с текстами, используя большую клавиатуру.
  3. Переходник Usb-miniUsb – вместо кабеля для синхронизации с компьютером, так же в целях компактности, для уменьшения количества проводов.
  4. Ноутбук. В качестве компьютера для синхронизации данных коммуникатора лучше использовать ноутбук, так как в установленной на нем стандартной программе Microsoft Outlook  удобно редактировать ваш календарь и задачи, сформированные на коммуникаторе (и наоборот), работать с письмами и текстами, но главное – ноутбук чаще, чем настольный компьютер может быть у вас под рукой.

                                                                      iii.      Вам понадобится выделить один день в уединении, необходимый для приведения в порядок ваших дел – настройки и наполнения системы. Очень важно, чтобы вас никто не отвлекал. Поставьте свой телефон на автоответчик или переадресацию и удалитесь в недосягаемое для других место. Поверьте, инвестиция нескольких часов в существенное повышение качества собственной жизни того стоит.

b.      Изучаем и одновременно наполняем систему

Все гораздо проще, чем может показаться на первый взгляд. Почти все, что нам понадобится из функций коммуникатора – это «Календарь», «Задачи» («Tasks»), и Microsoft Word. Их можно найти прямо на рабочем столе коммуникатора или нажав кнопку «Пуск» (Start) в списке программ. Устраивайтесь по удобнее и… поехали!

                                                                          i.      Первый шаг: Откройте Календарь, зайдите в Меню (или просто прикоснитесь стилосом  к экрану и подержите секунду), выберите Нов. Встреча (new appointment). Далее вверху в поле Тема (Subject) введите имя того, с кем встречаетесь (например, Таня), если необходимо – Место встречи (Location), выберите время начала и конца встречи, выберите, когда вам о ней Напомнить (remind) — за сколько минут, часов или дней, чтобы не забыть, не опоздать, успеть доехать или подготовиться. Нажмите ок – встреча создана вместе с напоминанием о ней. Теперь можно спокойно о ней забыть – и мы на шаг приближаемся к цели!

Слово «встреча» используется для обозначения определенного отрезка времени в календаре и может  предназначено не только для встреч, но и для планирования  вообще любых дел, которые могут быть сделаны только в течение ограниченного промежутка времени и не могут быть сделаны вне его, поскольку потеряют всякий смысл – встретиться с кем-то, посетить совещание, поздравить человека с днем рождения и т.д.. При регулярных занятиях это могут быть утренняя или вечерняя пробежка, занятия иностранным языком и пр. Воспринимайте в этом контексте слово «встреча» как  встречу с определенным событием в своей жизни, о котором вы хотите поместить напоминание в систему.

Создайте еще одну встречу для напоминания о дне рождения. В поле Тема введите имя того, кого хотите поздравлять ежегодно, вместо начала и конца – выберите весь день (вам необходимо поздравить человека именно в этот день, но в любое время в течение дня), в поле Пометка (Status) выберите «Свободен» (чтобы поздравить человека достаточно пары минут),  настройте Повторение события  (Оccurs) – ежегодно в нужный вам день в году и  включите Напоминание. Можете быть уверены, что вы не забудете вовремя поздравить важного для вас человека – пометка о его дне рождения вплывет в нужный день прямо на рабочем столе вашего коммуникатора, не заметить ее будет сложно, даже если вы не будете включать напоминание.

И последнее, что нам понадобится, — деловая встреча или совещание. Все то же самое, но главное — Заметки (notes): здесь вы можете записать вопросы для обсуждения, задачи для делегирования, повестку дня и вообще любые идеи, касающиеся этой встречи.

Далее, откройте Задачи. Кликните стилосом по полю для добавления новой задачи, справа от красного восклицательного знака (мы его будем использовать как знак приоритетного действия). Впишите название проекта, над которым вы трудитесь в настоящее время (например, «Поездка в Лондон») и нажмите ввод. Проект – это совокупность связанных между собой задач. Далее, кликните по названию проекта и нажмите Изменить (Edit). Все что вам необходимо сейчас – это раздел Категория (введите то же название, что и название проекта) и Заметки (notes). Главное здесь – Заметки. Они служат удобным инструментом для мозгового штурма для абсолютно любой проблемы в вашей жизни. Все что вам нужно для ее решения – просто создать проект с названием проблемы, перейти в Заметки и сгенерировать кучу идей для ее решения, а затем систематизировать и детализировать их. Например, в нашем случае с поездкой в Лондон, в Заметки к этому проекту могут быть добавлены следующие идеи-задачи (предположим, вы едите самостоятельно): взять отпуск, выбрать маршрут, сделать визу, купить билеты, пригласить подругу (друга), скопить деньги. Назначение срока превращает идею-задачу из Заметок в полноценную задачу. Например, если вы договорились об отпуске, вам необходимо назначить самому себе задачу получения визы. Эта задача будет иметь четкие сроки, иначе вы рискуете не выйти на работу вовремя. Так же как вы создавали проект, в этой же категории создайте задачу «Виза». Нажмите Изменить (Edit) и введите Срок  (Due). Точно так же в категории «Поездка в Лондон» вы можете создать другие задачи, которые требуют соблюдения четких сроков. Вы можете разом увидеть сроки всех задач по этому проекту, выбрав в Меню функцию Сортировать (Sort by) по Сроку (Due). Определяя сроки и добавляя в категорию задачу, вы из приблизительной идеи-задачи из Заметок к проекту, формируете руководство к действию, которое непосредственно будет влиять на использование вашего времени.

Теперь, самое важное – по каждой задаче выберите действие, первый шаг, который необходимо сделать, чтобы сдвинуть проект  с мертвой точки. Например, что будет первоочередным действием для задачи «Виза»? Большинство людей отвечает на этот вопрос примерно так: сходить в посольство. Ошибка. Знаете ли вы адрес и режим работы посольства? Кое-кто знает адрес, но никто обычно не знает режим работы. Значит, каков будет первый шаг? Думаете позвонить в посольство? Опять ошибка. У вас нет номера телефона. Первый шаг – узнать в Интернете телефон, а заодно, адрес, режим работы, стоимость и порядок получения визы …. «Стоп!» — говорите вы себе, но у меня же просроченный загранпаспорт. Значит, первый шаг – позвонить в органы, занимающиеся выдачей загранпаспортов. Самый простой способ? Ну, конечно, — набрать «02»! Там вас переключат прямо на нужный номер. Вот так, кто бы мог подумать, что первоочередным действием для того, чтобы сдвинуть с места проект «Поездка в Лондон», будет набрать «02»! Введите название задачи —  «02», кликните на красный восклицательный знак слева и нажмите ввод. Теперь у вас в категории «Поездка в Лондон» — три записи: проект «Поездка в Лондон» с Заметками, содержащими набросок плана проекта; задача «Виза», указывающая вам на крайний срок получения визы в Великобританию, и помеченное восклицательным знаком первоочередное действие, которое необходимо сделать по этой задаче.

Последнее упражнение: нажмите Пуск, в Программах выберите  Microsoft Word, в первой строчке открытого файла напишите слово или фразу – название файла. С новой строки можете делать заметки, соответствующие названию файла. В Меню выберите Файл, далее – Сохранить как, далее – Карта Памяти. Для каждой темы заметок создайте таким же образом свой файл. Полезная тема – «Временная информация». В этом файле вы можете записывать информацию, которая будет вам нужна очень ограниченное количество времени, например, временное расписание занятий, список номеров ваших гостей в гостинице и пр. К слову сказать, если вы, например,  встречаете друга на вокзале, то информацию о времени прибытия поезда, его номере и  номере вагона удобнее сразу записывать в заметки к созданной встрече. Если вам диктуют информацию по телефону, либо включайте диктофон на коммуникаторе, либо включайте громкую связь, чтобы вы могли оторвать ухо от коммуникатора и записать информацию в соответствующий файл. 

Теперь, где бы вас ни посетила интересная идея или ни возникла необходимость записать важную информацию, вместо вечно теряющихся клочков бумаги используйте ваши файлы. Освободив при помощи моей системы свое сознание, за год вы сможете записать в них идей на несколько книг.

 

                                                                        ii.      Создаем категории

Мы уже знакомы с полем «Категория» при создании задачи (проекта, действия). После того как вы создадите все необходимые вам категории, вы сможете выбирать интересующую вас категорию, используя в меню функцию Фильтр. Содержимым большинства категорий будет система: проект – задачи – действия. Логика планирования продвижения по каждому текущему (начатому) проекту такова: по мере выполнения приоритетных действий мы извлекаем новые из приоритетных задач и добавляем в эту же категорию; по мере выполнения задач – извлекаем новые из проекта (точнее, из списка идей по проекту, который хранится в заметках к проекту) и добавляем в эту же категорию; по мере завершения проекта – добавляем новые из списка возможных проектов (см. ниже — Контрольные списки), переводя их в текущие проекты.

Мы выделяем два типа категорий: категории – текущие проекты и специальные категории.

  1. Категории – текущие проекты. Это уже знакомый нам тип категорий, устроенных по принципу «проект-задачи-действия». Для проекта и самой категории  удобнее использовать одно и то же название. Однако, если несколько проектов являются составляющими, подпроектами одного большого проекта, то имеет смысл использовать в названиях категорий таких подпроектов общее начальное слово. Это слово будет объединять связанные друг с другом категории-подпроекты и группировать  их в общем списке категорий. Например, если проект «Поездка в Лондон» является частью большого проекта развития бизнеса Х, то, возможно, связанными с ним проектами будут «Бизнес-план» и  «Международных партнеры». Тогда все три категории могут называться «Х-поездка в Лондон», «Х-бизнес-план» и «Х-международные партнеры». В этом случае, в общем списке категорий все три проекта будут стоять рядом. Кроме того, удобно создать отдельную категорию Х только для проектов. В ней не будет ни задач, ни действий. Тогда каждый проект будет одновременно принадлежать и своей собственной категории и категории Х (для проекта «Х-Поездка в Лондон», в поле Категории кроме его собственной категории «Х-поездка в Лондон» добавьте еще и категорию «Х»). Такую категорию, состоящую только из проектов можно использовать для упрощения мозгового штурма на более высоком уровне планирования, сохраняя видение более общей картины и оперируя несколькими проектами сразу. На этом уровне новой идеей может быть не только новая задача, но и даже новый проект, для которого в дальнейшем, если решите его осуществить, вы создадите собственную категорию.

 

  1. Специальные категории

 

Далее мы будем использовать четыре вида специальных категорий: Делегированные, Встречи, Места и Контрольные списки.

  1. Делегированные

Делегированные задачи сразу добавляются в категорию “Делегированные” в формате “Имя-название задачи” с указанием даты окончания. Используя указанный формат можно затем легко сортировать задачи по имени сотрудника и видеть их разом при встрече с ним. В этой категории нет действий, так как предполагается, что их извлечением будет заниматься тот, кому эта задача делегирована. Задачи для предстоящего делегирования добавляются в категорию «Встречи» как Заметки в проекте с названием имени сотрудника, откуда их можно легко перемещать в категорию “Делегированные” после постанови задачи сотруднику с указанием сроков. Второй способ: уже делегированные задачи отделять от задач отложенного делегирования сортировкой внутри категории «Делегирование» по дате окончания, которая для еще не поставленных задач не указана. При этом в меню необходимо активировать опцию “показывать срок”. Тогда все задачи отложенного делегирования окажутся в конце списка. И в одном, и в другом случае сортировка по имени позволит собрать вместе все задачи, делегированные и отложенные для делегирования данному сотруднику. При встрече с сотрудником, обсудив с ним ход исполнения делегированных задач (под ними указана дата окончания), можно перейди к делегированию задач, под которыми не указана дата – задач отложенного делегирования. Для повышения эффективности процесса делегирования лучше делегировать сразу при обдумывании проблемы, не дожидаясь встречи с сотрудником (чтобы не возвращаться к проблеме во второй раз), а используя  электронную почту. При этом снижается вероятность что-либо упустить и появляется возможность сохранить запись на случай возникновения недопонимания с сотрудником. Кроме того, делегирование почтой позволяет не прерывать ход работы сотрудника, оставляя ему свободу применять удобные для него способы работы с входящей информацией.

Несколько рекомендаций по повышению качества делегирования.

Представьте, что Вы приводите ребенка к врачу и говорите: «Доктор, с моей дочкой, что-то не то. Симптомы? Трудно сказать, разберитесь сами. Анализы? Но, у нас нет времени, у меня работа – я не смогу прийти к вам еще раз. Вы же специалист, поставьте диагноз и вылечите ее прямо сейчас!» И при этом вы ожидаете, что хороший доктор должен сказать в ответ «Конечно-конечно, не переживайте, сейчас все поправим».

Знакомо? К сожалению, в большинстве компаний такая манера делегирования встречается сплошь и рядом. Результат – сорванные сроки, брак в работе и потеря клиентов. Чтобы этого избежать, при постановке задачи сотруднику:

  • обеспечьте ясную и измеримую формулировку;
  • установите срок на 15% раньше, чем действительный крайний срок;
  • покажите связь задачи с общей целью подразделения или компании;
  • обсудите стратегию ее решения и убедитесь, что сотрудник считает задачу выполнимой;
  • периодически проверяйте ход решения задачи и подбадривайте сотрудника в трудные минуты.

Кроме того, убедитесь, что сотрудник имеет собственную систему хранения информации и напоминаний.

Если человек внимательно меня слушает и говорит «да, я сделаю», но ничего не записывает, в моем мозгу сразу загорается  «ай-ай-ай»–мигалка.  Я уже не уверен, что он сделает  то, о чем мы с ним договорились в срок, если вообще сделает. Я хочу знать, что тот с кем я работаю, имеет эффективную систему хранения информации и напоминаний о делах и событиях. Если я вижу, что сотрудники моего клиента имеют такую систему, то это, конечно, не означает, что компания движется в правильном направлении. Но это гарантирует то, что эта бизнес-машина движется туда, куда движется, на максимальной скорости. Тогда моя задача для такого «операционно-эффективного» клиента сводится всего лишь к уточнению направления.

  1. Встречи. Эта категория служит для подготовки событий, время проведения которых еще не определено. В категории «Встречи» содержатся имена контактных лиц, с которыми вы планируете встретиться в ближайшее время, и темы совещаний. В Заметках к ним вы можете записывать вопросы для обсуждения, задачи для делегирования  и повестки дня совещаний. Договорившись о встрече или назначив совещание, копируем задачу (имя сотрудника или тему совещания) вместе с заметками в календарь. После делегирования, текст задачи для делегирования из Заметок можно легко скопировать в поле добавления задач категории «Делегированные», написав перед началом задачи имя сотрудника.
  2. Места. Эта категория служит исключительно цели напоминания. Она необходима вам для напоминания о двух видах действий: первый – действия, которые вы хотите совершить при подготовке к перемещению в другое место (как правило, чтобы не забыть взять с собой какую-либо вещь); второй — действия, которые вы хотите совершить  в том месте, куда направляетесь. Обратите внимание, что действия первого вида вы не можете совершить, уже находясь в этом месте. Дорога ложка к обеду. Действия же второго вида вы можете совершить только в этом месте. Например, категория Места может содержать элемент «Центр». Если вы, как и я, живете за городом, вам необходимо поехать в центр и захватить с собой на встречу с другом, клиентом, на день рождения, в музей или тренировку определенные вещи, вы можете использовать Заметки к этой задаче-месту. Будучи в центре вы также можете захотеть зайти куда-нибудь или сделать что-нибудь, что можно сделать только в центре города. Используйте Заметки для добавления этих «куда» и «что».

Вы можете создать также такие полезные задачи-места как «Офис», «Дача», «Супермаркет» (списки «что купить») и «Компьютер» (что сделать, когда доберетесь до компьютера). После небольшой тренировки у вас выработается привычка обращаться к контрольным спискам при планировании перемещения и после прибытия в место назначения, что избавит вас от массы разочарований и разгрузит ваш мозг.

  1. Контрольные списки. Контрольные списки позволяют сфокусировать внимание на важных аспектах в важных для вас сферах жизни. Способность концентрировать внимание на главных факторах, определяющих успех в личной жизни, профессиональной сфере и саморазвитии – имеет ключевое значение.  Формирование и периодический просмотр контрольных списков – прекрасный инструмент для концентрации на главном. Их роль можно представить в виде стабилизаторов на корпусе ракеты вашей жизни – они предотвращают опасные отклонения от ваших ценностей в сложные  периоды. Создавайте свои контрольные списки в Заметках к соответствующим задачам-темам.

                                                                                                                                                  i.      Близкие.  Здесь вы записываете то, что вы всегда хотели бы помнить при вашем общении с членами вашей семьи и вашими друзьями. Вы можете создавать отдельные задачи-темы по наиболее значимым для вас людям. Например, у меня в категории Контрольные списки есть отдельная задача-тема «Таня», в Заметках к которой у меня все то важное, что я хотел бы всегда помнить при общении со своей женой.

                                                                                                                                                ii.      Жизненные ценности. Значение концентрации на ценностях, особенно в периоды жизненных испытаний, трудно переоценить. Во что вы действительно верите? Что на самом деле для вас важно? Запишите ответы в Заметках к этой задаче-теме, и вы будете удивлены тем, насколько проще вам станет принимать сложные решения, и насколько увереннее вы будете себя чувствовать под давлением различных жизненных обстоятельств.

                                                                                                                                              iii.      Цель жизни. Какая одна ценность настолько важна для вас, что вы были бы готовы посвятить ее воплощению и утверждению в мире всю свою жизнь? Если бы у вас была волшебная палочка и возможность осуществить только одну перемену в этом мире, что бы это была за перемена, что бы вы загадали? Какой след вы хотите оставить перед тем, как уйдете? Запишите в Заметках свою жизненную цель настолько конкретно и измеримо, чтобы вы всегда могли определить, насколько вы близки к ней, а в один прекрасный день поняли, что вы ее достигли.

                                                                                                                                              iv.      Принять решение. Здесь записываются решения для обдумывания. Если вы не хотите принимать решение сейчас, запишите проблему, установите, например, еженедельные напоминания, чтобы проверять, готовы вы принять решение или нет, и просто переключаетесь на другую деятельность. Пока вы занимаетесь другими делами, и даже во сне, работает ваше подсознание. Неожиданно, где-нибудь в душе или во время пробежки правильное решение всплывает в ваше сознание «само собой». Это один из самых эффективных способов решения сложных проблем.

                                                                                                                                                v.      КФУ. Как бы вы определили ключевые факторы успеха в вашем бизнесе или профессиональной деятельности из тех, что зависят непосредственно от вас? Что, если это делать хорошо, может являться вашим конкурентным преимуществом? Что быстрее всего приведет вас к успеху, если уделять этому основное внимание? Перераспределение ресурсов времени и денег именно в этих направлениях обеспечит вам максимальное  продвижение к желаемым результатам.

                                                                                                                                              vi.      Саморазвитие. Каковы ваши цели в таких сферах как духовное, физическое и интеллектуальное развитие? Как вы будите их измерять? Какие навыки вам необходимы, чтобы максимально использовать КФУ?

                                                                                                                                            vii.      Возможные проекты. Возможные проекты —  это еще не принятые к реализации проекты, но, может быть, вы займетесь ими в будущем. Это может быть что угодно: кругосветное путешествие, вывод на рынок нового продукта или обучение игре на фортепьяно. Возможные проекты — кладезь творческих идей. По мере завершения текущих проектов, вы можете доставать наиболее интересный проект из списка возможных, детализировать его и добавлять к текущим, создавая под него собственную категорию.

                                                                                                                                          viii.      Делегирование и Совещание. В этих задачах-темах содержится то, что вам, по вашему мнению, необходимо помнить для успешного делегирования и эффективного проведения совещания. Вы сможете сэкономить значительное количество времени и добиться существенно большего эффекта от этих форм общения с сотрудниками, просто просмотрев списки рекомендаций перед началом встречи с подчиненным, а, в случае совещания, еще и при подготовке и перед финалом.

                                                                                                                                              ix.      «Нет».  Это чрезвычайно важная задача-тема содержит список рекомендаций по сопротивлению отвлекающим факторам (см. ниже).

Я гарантирую, что одно только составление ваших личных контрольных списков, существенно повысит вашу уверенность в себе и результативность во всех сферах вашей жизни. Периодический же их просмотр и уточнение способны привести к удивительным результатам.

Технический совет: если категория устарела, и вы хотите ее  удалить,  переходите в завершенные задачи и удалите их тоже. После удаления всех задач, включая завершенные, категория исчезнет автоматически.

 

                                                                      iii.      Планируем проекты и ставим ключевые задачи со сроками

Ежедневно я создаю  и улучшаю свою программу действий  —  записываю  несделанное, и тем уберегаю себя от двух зол — спешки и нерешительности.

            Папа  (1958-1963) Иоанн XXIII

Теперь мы готовы к главному – перевести поток повседневных дел в систему и сформировать программу действий.

  1. Выплеснуть все. Настало время перенести в систему все текущие и возможные проекты. Постарайтесь не отвлекаться хотя бы в течение часа. Просто создавайте в общем списке задач ВСЕ проекты, на которые вы либо уже тратите, либо решили начать тратить свое время. Если вы еще не решили начать проект или сомневаетесь – добавляйте его в контрольный список возможных проектов. Вносите в систему абсолютно все, что вас заботит, тревожит, интересует или воодушевляет. Проекты могут быть связанны с вашим бизнесом, профессиональной деятельностью, личной жизнью, образованием, детьми, обустройством дачи, ремонтом автомобиля, здоровьем, общественной жизнью, путешествиями, спортом, хобби и пр.  Не спешите создавать категории, просто продолжайте освобождать свое сознание. Главная цель – перенести все, что вас волнует в систему. Заканчивайте тогда, когда в течение нескольких минут вы, проверяя закоулки своего сознания,  не сможете отыскать ничего, чего бы вы уже не внесли в списки проектов – текущих или возможных. Обратите особое внимание на список возможных проектов: вносите туда все, о чем вы когда-либо мечтали, или даже боялись мечтать. Он вас ни к чему не обязывает, так как в этом списке – проекты, по которым еще не принято решение о начале действий.

Далее, сгруппируйте схожие проекты и подумайте, нельзя ли их объединить в один проект. В окончательном списке проектов, для каждого проекта создайте одноименную категорию, как мы это делали выше.

  1. Видение и цели. По каждому проекту представьте себе, как бы мог выглядеть идеальный результат. Яркое и красочное представление о будущем результате абсолютно необходимо для его эффективного  достижения. Просто представьте себя в будущем в ситуации, когда, по-вашему мнению, проект успешно завершен. Подключите все органы чувств для контакта с желаемой будущей ситуацией. Если вы будите использовать этот метод визуализации будущего, вы подключите мощнейшие ресурсы подсознания для реализации проекта – и эмоциональные, и интеллектуальные. Ваш мозг будет работать над проектом и днем, и ночью не только не уставая, но даже увеличивая вашу энергию. И это независимо от того, чем занято ваше сознание. Многочисленные исследования убедительно подтверждают, что видение – главный фактор будущего успеха. Не пропускайте этот важный этап планирования. Мечтайте свободно, без страха, что у вас, как вы можете думать, нет талантов, денег, связей или чего-то еще. Все это появится, стоит только представить идеальное будущее, начать действовать и продолжать действовать, несмотря на неудачи, делая акцент на самообразовании. Это может быть самый удивительный закон Вселенной, работающий абсолютно без исключений.

Далее, установите максимально конкретные, измеримые цели. Конкретны цели мотивируют, высвобождают творческую энергию и позволяют отделить важное от неважного. Измеримые цели позволяют понять, насколько велик разрыв между настоящим и будущим, и заполнить его подцелями и планами.

Чтобы видение и цели выполняли свои функции необходимо средство, чтобы  периодически о них забывать, передав основную работу подсознанию. Наша система – именно такое средство. Запишите это видение и цели в начале Заметки по каждому проекту.

  1. Мозговой штурм. По каждому проекту набросайте основные идеи-задачи для его реализации. Если возможно попросите близкого вам человека поучаствовать в мозговом штурме. Не критикуйте собственные идеи, главное здесь – количество, чтобы потом было из чего выбирать. Если проект сложный, придумывайте самые невероятные ходы. Одна оригинальная идея может сэкономить вам годы жизни и кучу денег при планировании долгосрочных проектов. Очистите свое сознание от всех идей по каждому проекту.
  2. Организация задач. Для каждого проекта выделите 3-5 ключевых задач, решение которых приведет к достижению целей проекта. Сгруппируйте лучшие из  сгенерированных вами на предыдущем этапе идей-задач вокруг ключевых задач. Далее, уточните идеи-задачи, детализируйте их, сформировав структуру проекта. Выделите приоритетные подзадачи, продумайте последовательность их реализации. В дальнейшем, уточняйте план и вносите в него изменения по мере поступления новой информации или появления новых идей.
  3. Определение сроков. По каждой ключевой задаче проекта определите крайний срок и добавьте ее в категорию этого проекта. Помните закон Паркинсона – работа над задачей стремится  заполнить все отпущенное ей время. Лучший способ установления сроков таков: продумайте возможные сроки при оптимистичном и пессимистичном сценарии, вычислите среднеарифметическое и прибавьте 15%. Вы получите наиболее вероятный срок завершения задачи.

Исходя из определенного по каждой ключевой задаче срока и последовательности их выполнения, определите срок реализации всего проекта.

                                                                      iv.      Внимание: извлекаем действия! Теперь самое важное. Мой опыт показывает, что главным препятствием для продвижения любого проекта является неспособность разбить его на ключевые задачи и извлечь первоочередное действие для каждой из них. После того, как эти действия правильно определены, проект идет как по маслу. Почему? Вероятно все дело в психологии восприятия сложной проблемы. Мы подсознательно стремимся не браться за пугающую своей неоформленностью трудную проблему, но как только мы определяем и концентрируем внимание на первоочередных шагах, мы как бы откалываем от огромной глыбы маленький кусок, который вполне можно бросить в нужном направлении. Глыбу трудно сдвинуть с места, зато можно перекидать по кусочкам.

Действие – это то, что можно осуществить в один присест,  то, что не требует дополнительной  информации и не содержит в себе сложного набора поддействий.

Определите для каждого проекта одно или несколько  приоритетных действий, которые можно легко сделать сегодня-завтра и внесите их в категорию проекта, включив значок высокого приоритета, который мы с вами используем только для действий.

Полученный таким образом список действий представляет собой перечень простых шагов, не требующих особого напряжения и волевых усилий. При последовательном выполнении каждого действия из списка у нас нет необходимости держать в голове множество других проблем. Таким образом создается эффект невероятной концентрации и удовольствия от быстрого  поочередного выполнения массы отлично организованных шагов, которые пусть на немного, но продвигают нас вперед по всем фронтам. Такой подход обеспечивает наличие в сознании в каждый момент времени только одной несложной проблемы, которая быстро превращается в решенную и сменяется другой. Легкое скольжение по списку действий и их последовательное выполнение и создает ту самую гармонию движения, тот рабочий поток, что стремительно несет нас к нашим целям и придает нам ощущение полета.

  1. Я выделяю три типа действий: «жесткие» , «гибкие» и «интервальные». «Жесткие» действия занимают короткий промежуток времени, как правило, не более нескольких часов, и добавляются в календарь с пометкой «Занят». Вы не планируете возможность заниматься чем-либо другим в это время. Типичные «жесткие» действия – встречи и совещания. Их не нужно относить в категории как действия по текущим проектам, а лучше сразу планировать в календаре. «Гибкие» действия – это уже изученные и спланированные нами первоочередные действия по проектам. «Интервальные» действия также записываются в календаре, но уже с пометкой «Свободен». Они так же, как и «жесткие» действия, как правило, занимают не более одного дня и отличаются тем, что должны быть исполнены в любое время внутри указанного в календаре интервала (откуда и название этого типа действий).  Типичный тип интервального действия – поздравление с днем рождения. Еще один пример интервального действия. Если вы решили заниматься  каждый вечер по полчаса иностранным языком, то целесообразнее определить, скажем, трехчасовой интервал  (например, с 20:00 до 23:00), в течение которого вы найдете эти полчаса. Такое действие может быть записано вами в календарь с наименованием «иняз-30мин» с началом в 20:00 и окончанием 23:00, с ежедневным повторением, напоминанием за 15 мин до начала интервала (прозвучит в 19:45) и пометкой «Свободен».

Таким образом, вершиной планирования и одновременно его «земным» этапом является непосредственное планирование своего расписания, через определение конкретных действий. Календарь ставится во главу угла, а незанятые жесткими действиями промежутки времени делятся между запланированными интервальными и гибкими действиями с одной стороны и неуправляемыми вторжениями (начальник срочно вызвал к себе) с другой. Это очень удобно, так как, не нарушая своего плана действий,  вы одновременно довольно гибки и открыты для новой действительно важной информации.

  1. 3 золотых правила планирования действий.

Правило исключающих приоритетов. Представьте, что из всего списка запланированных задач вы сможете сделать  только одну – саму важную. Что это была бы за задача? Это будет задача с приоритетом №1. Какие действия ведут к ее решению? Эти действия также получат первый приоритет. Далее, из оставшегося списка точно также выберете только одну задачу и первоочередные действия для ее выполнения. Эта задача и действия по ее решению будут иметь приоритет №2. Мысленно удалив их из списка, выберете самую важную задачу и действия к ней – приоритет №3. Возьмите себе за правило, чтобы не случилось выполнить все возможные действия по этим трем задачам в течение рабочего дня, по возможности, начав с №1. Расставляя приоритеты, спрашивайте себя: «Что нужно сделать сегодня, чтобы предотвратить кризис в будущем?» Не делайте ничего, пока не покончите с приоритетными задачами и действиями. Это позволит вам использовать правило Парето для организации своих действий, согласно которому 20% того, что мы делаем, вносят 80% в результат, в то, что мы хотим в итоге получить. Следование правилу исключающих приоритетов приведет к тому, что вы постепенно откажитесь от ненужных дел в пользу тех, что действительно ведут вас к желаемому будущему. Полезно также расставлять обратные приоритеты. Выберите 2-3 дела,  которые вы делаете ежедневно и выполнение которых практически никак не влияет на достижение вами важных для вас результатов, и просто перестаньте их делать. Вы будете удивлены тем, что ничего не изменилось, кроме того, что у вас высвободилось время. Используйте его на выполнение самой важной задачи дня и скорость вашего движения вперед существенно возрастет.

Правило временных блоков. Наш мозг быстро утомляется, а эффективность работы снижается, если нам приходится часто переключаться с одного вида деятельности на другой. Планируйте выполнение однотипных действий блоками:  звонки, почта, собеседования с кандидатами, чтение и пр. Найдите закономерности в «текучке» и планируйте ее блоками с примерным расчетом затрат времени  на основе анализа прошлой деятельности. Добавляйте в календарь повторяющиеся изо дня в день действия как жесткие или, хотя бы, интервальные. Если вы добавляете блок действий как интервальный, указывайте  в названии блока временные затраты на него (как в вышеприведенном примере про изучение иностранного языка — «иняз-30мин»).  Организация работы по временным блокам  позволяет  значительно повысить реалистичность планирования – вы видите, сколько у вас остается времени вне текучки на выполнение приоритетных действий. Планируйте так же прямо в календарь резервный час (лучше больше), который вы будите использовать для выполнения непредвиденных задач и реакции на форсмажерные обстоятельства. С каждой следующей минутой работы внутри блока ваш мозг все глубже и глубже концентрируется на выполняемых действиях, соответственно качество работы повышается, а количество «потребляемой психической энергии» снижается.

Правило непрерываемого времени. Следование этому правилу приводит к невероятным изменениям в карьере и в жизни. Непрерываемое время жестко планируется в календаре для выполнения двух видов работы. Первый —  очередной кусок большой задачи, которая требует значительной  концентрации внимания и в сумме занимает несколько дней или даже недель подобных «порций» работы. Это так называемый импульсный режим выполнения сложной задачи (например, по часу в день в течение двух недель). Второй вид работы – самосовершенствование: чтение статей и руководств по вашей специальности, размышление над тем, как делать то, что является основным для достижения вами успеха лучше, планирование использования приобретенных знаний и пр. Лучшее время для подобной работы – перед началом рабочего дня, но можно использовать время обеденного перерыва, обедая чуть раньше или чуть позже остальных. Подходит также и время после окончания рабочего дня. Попросите коллег и начальника по возможности не беспокоить вас в непрерываемое время.

Совет: Если вы любите составлять списки дел на завтра (я – нет, для меня достаточно календаря и списка гибких действий), то лучше делайте это прямо в календаре с пометкой «весь день», рассматривая эти дела как интервальные действия. Записи об этих делах будут расположены друг за другом над всем расписанием дня.

                                                                        v.      3 типа напоминаний. Напоминания – это сообщения самому себе в будущее. Ваша система будет давать вам 3 типа таких сообщений.

  1. Просмотр действий и контрольных списков. Нескольких беглых взглядов на расписание и список действий в течение дня при завершении или добавлении действия в систему достаточно для того, чтобы напоминать себе о первоочередных шагах. Сюда же относится и просмотр списков по категориям «Места» и «Контрольные списки» (КФУ, Близкие и пр.). Сама ситуация, например, поход в магазин напоминает вам о необходимости просмотреть или откорректировать списки.
  2. Текущие напоминания. Это напоминания звуковым сигналом, записанные при планировании действий в календаре.  
  3. Напоминания о процессе планирования.  Чтобы поддерживать систему в рабочем состоянии и поддерживать ваше высокое доверие к ней, необходимо периодически корректировать свои планы. Система предусматривает три периода планирования:
    1. Ежедневно вечером – беглый просмотр и корректировка задач и действий, чтобы представить себе и, при необходимости, изменить  картину следующего дня, дав возможность подсознанию поработать во сне.
    2. Еженедельно — уточнение приоритетов и изменение в проектах. Внесение изменений в планы проектов и постановку новых задач лучше делать в пятницу утром – люди, которые могут потребоваться для получения необходимой информации еще будут доступны в течение всего дня. К тому же, важно  при помощи системы освободить сознание к выходным.
    3. Ежемесячно – добавление новых текущих проектов из списка возможных проектов и синхронизация с большим компьютером.

Обязательно внесите эти три задачи как жесткие в календарь (с ежедневным, еженедельным и  ежемесячным повторением соответственно) и включите напоминания.

                                                                       vi.      Работа с текстами и почтой.

Ниже я приведу основные приемы современной организации работы с текстами.

  1. Списки папок и папка Заметки. Создайте на большом компьютере три списка папок: первый список – в папке «Мои документы» для хранения документов по темам, второй – в разделе «Избранное» в используемом вами браузере (например, в Internet Еxplorer) для хранения и группировки ссылок на интересующие вас сайты по темам, и третий – в Microsoft Outlook  в «Почте» в разделе «Избранные папки» для сортировки входящих писем (см. ниже). Структуру папки Заметки на коммуникаторе мы с вами обсудили выше.
  2. Используйте Правило 3-х действий для новых документов, писем и ссылок:
    1. выбросить
    2. добавить в список папок (положить на место), включая папку “Прочитать позже” (разобраться)
    3. переформулировать в задачи  (использовать) – «извлечь» действие из текста, и добавить в систему.

Как только в ваше поле зрения попадает новый документ, письмо или интернет страничка, выберите одно из трех перечисленных действий. При этом 2-е и 3-е действие, при необходимости, можно сочетать. Мое любимое действие – выбросить.

  1. Яндекс-тест. Не раздувайте архивы. В поисковых системах, набрав ключевые слова, вы можете найти сотни и тысячи страниц подходящей, а главное – свежей информации по интересующему вас вопросу. Шире используйте список папок со ссылками  на страницы в Интернете вместо хранилищ документов, тем более бумажных.
  2. Полезные и часто используемые материалы копируйте и храните на флеш-карте, имея при себе компактный карт-ридер с usb-соединением, чтобы в любое время можно было работать с информацией как на коммуникаторе, так и на большом компьютере.
  3. Почта
    1. Чтобы наслаждаться всеми преимуществами современных технологий работы с почтой, пользуйтесь только одной почтовой программой, например, Microsoft Outlook. Просматривайте любые входящие письма только из нее, тогда вы всегда будете иметь возможность быстро найти нужное письмо. 
    2. Создайте как минимум две Избранные папки (Настройка почтового ящика Microsoft Outlook в разделе Сервис/Правила и оповещения/):  “Действия” и “Делегированные”.  В папке «Действия» храните письма, напоминающие вам о действиях, которые вы решили совершить в связи с этими письмами. Вместо этой папки можно создать несколько папок – по одной на каждый проект. В папку «Делегированные» можно копировать отправленные письма с задачами исполнителям. Включите беглый просмотр этих папок в ежевечернюю процедуру планирования. Активнее используйте команду «Удалить». “Удаленные” – моя любимая папка.
    3. Определите в календаре не более 2 временных интервалов для работы с почтой: лучше всего перед обедом и перед концом рабочего дня. Работайте в темпе, не прерываясь, сортируйте и отвечайте кратко и ясно, нумеруя пункты и оставляя пустые строки между абзацами.
    4. Настройте автоподпись и автосортировку писем. Программа сама будет раскладывать входящие письма по указанным вами папкам.
    5. Используйте время в транспорте для прослушивания аудиокниг и учебных курсов. Особенно это эффективно за рулем. Среднее время, проводимое человеком в автомобиле в течение года примерно равно годовому курсу лекций в университете. За 2-3 года вы можете переслушать почти всех классиков русской и зарубежной литературы в исполнении выдающихся актеров.
    6. Программы синтеза и распознавания  речи уже встраиваются в последние версии операционных систем (например, Vista). Программы распознавания речи можно скачать на коммуникатор для перевода вашей речи в текст. Например, крутя педали велотренажера или лежа с закрытыми глазами на лужайке, вы можете надиктовывать свои мысли и письма прямо в гарнитуру коммуникатора. Потом, просто вырезав и отредактировав текст, можно вставлять его в нужные файлы или письмо и отправлять адресату. Точно также можно прослушивать тексты используя программы-синтезаторы речи. И в том, и в другом случае отдыхают ваши глаза и мышцы спины, не говоря уже о возможности одновременно делать рутинную работу.
    7. Если вы зайдете в Параметры Word/Правописание/Параметры автозамены, то сможете воспользоваться возможностями «электронной стенографии». Вы легко можете создать для себя и запомнить около сотни придуманных вами сокращений для часто употребляемых вами слов и выражений. После этого, всего две набранные вами буквы, например, «пи» мгновенно превратятся в «проверка кредитной истории клиента».
    8. Изучите полезные и значительно ускоряющие работу с текстами функции Microsoft Word, Microsoft Exel и других прогамм Microsoft Office, такие как:  автоматическая подстановка «шапок» при печати большого количества писем, автоматическая замена стиля заголовков, формулы в Excel и пр.. Совместно с «электронной стенографией» это значительно ускорит вашу работу с текстами.

10.  Освойте скоропечать. Вы можете самостоятельно за 2-3 недели научиться печатать  вслепую 10-ю пальцами при помощи многочисленных компьютерных программ для развития этого навыка.

11.  Выучите английский язык и вы получите доступ к огромным информационным ресурсам Интернета. При помощи интерактивных мультимедиа-программ вы сможете сделать это гораздо быстрее и проще, чем вы могли бы подумать. Посетите компьютерный рынок и выберите для себя подходящую программу.

12.  Освойте навыки скорочтения. Все техники скорочтения сводятся к четырем: в первую очередь просматривать содержание, введение, заголовки, схемы, выводы, и резюме; читать по вертикали, фиксируя взгляд на центре страницы (для этого нужны специальные упражнения для развития периферического зрения – можно бесплатно скачать в Интернете программы-тренажеры); отмечать в тексте ключевые слова; подавлять артикуляцию – проговаривание про себя читаемых слов, так как наш мозг может воспринимать текст намного быстрее, чем проговаривать (можно бесплатно скачать в Интернете программы типа «Метроном» для подавления артикуляции). Вы можете научиться этим четырем основным приемам самостоятельно или на специальных курсах. В любом случае запомните главное – читайте избирательно. Если это не художественное произведение, не читайте от корки до корки.

13.  К бумажным документам и вещам также можно применить правило 3 действий. Главное здесь — создать список категорий документов и вещей, и список мест для каждой категории.

 

с. Организуем  сознание. 

Итак, мы навели порядок в делах, но информация  извне и изнутри нашего сознания продолжает поступать. Проблема в том, что от определенного нами курса и списка дел нас постоянно что-то или кто-то отвлекает – коллега, руководитель, звонок телефона, мигание значка вновь пришедшего письма, неожиданная идея или воспоминание и т.д.  Возникает вопрос: как эффективно фильтровать эти отвлечения, чтобы с одной стороны сделать намеченное, а с другой —  вовремя среагировать на действительно важную информацию?

Для быстрого и правильного ответа вам необходимо практиковаться и закрепить несколько ключевых навыков обработки любой входящей в ваше сознание информации. Первый навык – задавайте себе вопросы-фильтры. Эти три вопроса дают возможность выделить только самую важную информацию, чтобы позволить ей повлиять на ход запланированных вами действий. Представим их в виде алгоритма обработки любого рода отвлечения:  

  1. «Нужно ли мне это?» — Проверяем входящую информацию на соответствие нашим целям и текущим проектам.
    1. Нет — Выбрасываем (мысль из головы, документ в мусор, людям вежливо говорим «нет» — см. ниже)
    2. Да, пригодится — Добавляем в систему (возможные проекты или архив документов)
    3. Да, надо действовать«Кому поручить?» (текущие проекты)

                                                                                                                         i.      Есть кому — Делегировать

  1. тут же и записать в категорию «Делегированные» (со сроком)
  2.  позже и записать (в категорию «Встречи» в Заметках к нужной фамилии)

                                                                                                                       ii.      Сделать самому — Извлечь первоочередное действие и «Могу  ли  сделать сразу?» (несколько минут)

  1. Да  —  Сделать сейчас
  2. 2.      Нет, отложить — Добавить проект, задачу и действие в систему

 

 

Для прояснения этого алгоритма представьте себе «Мельницу задач», а себя как участника и одновременно созерцателя плавного умиротворяющего процесса работы Мельницы. Принцип ее работы прост: получить зерно (информация,  «заявки» на использование вашего времени) на вход мельницы  — выбросить шелуху  – отправить часть на специальные жернова – смолоть тут же (маленькая и подходящая по виду зерна порция) или складировать для будущего помола (или возможного будущего помола)  по видам зерна.

Мельница представляет собой конвейер – ленту, оканчивающуюся большим жерновом (это вы, а перемалываемое жерновом зерно — то, что вы делаете сейчас). Зерно на ленту поступает двумя путями. Первый — из кладовок-зернохранилищ (спланированные и сохраненные в системе действия, разбитые на категории), которые расположены сбоку по ходу ленты и представляют собой отсеки для хранения отдельных видов зерна. Отсюда зерно идет сразу на большой жернов. Второй путь —  из внешнего источника, окна для подачи зерна в самом начале ленты. Тут же в начале ленты расположен мощный вентилятор, выдувающий из зерна шелуху (выбросить, «мне это не нужно»). Напротив кладовок-зернохранилищ, по другую сторону ленты, расположены несколько маленьких жерновов, специализирующихся на отдельных видах зерна (те, кому делегирована часть задач). Таким образом, перед тем, как попасть на большой жернов, зерна задач или информации, поступающие из окна – внешнего источника, проходят три типа сортировки: часть выбрасывается как ненужные, а оставшаяся часть либо делегируется спецжерновам, либо отправляется на временное хранение в систему кладовок-зернохранилищ. И только  отфильтрованная часть прерывает постоянный поток поступления на большой жернов ранее отсортированного зерна из кладовок зернохранилищ.

Представьте, что вы проводите входящую информацию по ленте:

  1. Выбросить (вентилятор)
  2. Добавить в систему (налево или направо)

                                                                                                                     iii.      В делегированные (налево)

                                                                                                                     iv.      Для последующего собственного исполнения  — список действий, задач и проектов или полезная информация (направо)

  1. Сделать сейчас (большой жернов)

 

Слаженная работа этого конвейера гарантирует максимальные результаты и удовольствие от работы. Задача в том, чтобы перенести схему этого конвейера в сознание и закрепить ее там. Это легко осуществить при помощи регулярного использования системы и постоянного применения правила-вопроса Смита. Если вы будите задавать себе этот вопрос всякий раз, когда будите сталкиваться с новой информацией, то каждое из четырех слов  вопроса будет последовательно напоминать вам об очередном шаге алгоритма обработки этой информации.

Вопрос Смита звучит так:

Делать мне это сейчас?

  1. Делать или выбросить?
  2. Мне или делегировать?
  3. c.       Это – каково первоочередное действие?
  4. d.      Сейчас или добавить в систему?

 

Определите слабое место, то, что вам труднее всего дается из этих четырех шагов. Может быть вам труднее всего избавляться от ненужного хлама или отвлекающих пустых просьб коллег? Или вам хочется все сделать самостоятельно, чтобы гарантировать качество результата и сроки? Или, быть может, вам трудно браться за решение сложных проблем и вы часто откладываете их потому, что не знаете с чего начать (вспомните как вы стояли в нерешительности перед какой-нибудь сложной проблемой, не зная с какой стороны к ней подступиться, или как мучительно долго вы смотрели на цифру 1 в верхнем углу чистого листа, преодолевая  «творческий запор»)? Или все дело в том, что вы не уверены, стоит ли вам прервать свою работу, чтобы начать новое дело или продолжить начатое, и вы раздражаетесь, когда вас отвлекают?

                              

Совет: определите, сколько стоит час вашего времени, поделив ваш ежемесячный доход на 200  (примерное количество ваших рабочих часов в месяце) и выкупайте свое время, делегируя задачи людям, время которых стоит дешевле. Если, к примеру, вы зарабатываете в месяц 2000 долларов, то ваш час стоит 10 долларов. Работа, выполнение которой на рынке в среднем стоит менее 7-8 долларов в час, должна быть передана другим специалистам.

 

3. Как избежать отвлечений?

 

Что делать если мы определили отвлечение как неважное? Как оградить свое время и свой план действий от постоянных посягательств на него со стороны других людей, но при этом остаться открытым для важной и интересной информации? Как побороть собственную отвлекаемость и удерживать внимание на приоритетных для вас вещах? Далее мы рассмотрим наилучшие стратегии и техники работы с отвлекающими факторами. Но главное – оставайтесь гибкими, не превращайтесь в неприступную крепость. Развивайте в себе дух игры, преобразуя свое взаимодействие с отвлекающими факторами в танец с сохранением собственного направления и держась собственной линии приоритетов.

 

1.      Три вида «нет»:

                                                                                                              i.      Особое «нет» для близких людей, начальника, ближайших коллег и клиента. «Нет» для близкого человека должно звучать как «да» — ласково и принимающее. «К сожалению, милый (милая), я не смогу этого сделать потому-то и потому-то, зато я готова (готов) …». С начальником, коллегами и клиентами общее правило – договориться о режиме общения (см. ниже). Вы также можете инициировать обсуждение и принятие на уровне компании правила эффективного использования времени, рассказав руководству о выгодах, которые получит компания, разработав такой документ.

                                                                                                            ii.      «Нет» путем недоступности. Вы можете сделать себя менее досягаемым для отвлекающих факторов.

                                                                                                          iii.      «Нет» собственным отвлекающим импульсам. Эти стратегии и методы позволяют вам сохранять концентрацию внимания на главном при выполнении работы. С них мы и начнем.

 

2.      Как сохранять концентрацию на главном?

 

Проясните свои цели. Энергия ясных целей поляризуют мир вокруг вас, отделяя важное от неважного. Она подсознательно направляет ваше внимание, не давая ему рассеваться на несущественные мелочи. Более того, ясные цели заостряют внимание на полезной информации, которая иначе осталась бы незамеченной. Может быть именно этот эффект определяет известный Закон Притяжения Ресурсов, согласно которому как только вы четко определились с направлением, все необходимое для движения вперед оказывается буквально у вас под ногами, как будто какая-то высшая сила помогает вам, предоставляя вам недостающие возможности.

Концентрация на ОДНОМ самом важном деле. Рассеянность – это поверхностность внимания, которая часто является следствием работы в режиме постоянных переключений с одного вида действия на другой (помните – временные блоки). Дело в том, что на переключения с одного дела на другое тратится значительное количество нервной энергии и мозг, следуя принципу экономии энергии, просто не углубляется в задачу – чем глубже погружение, тем больше необходимо энергии на выход. Но эта экономия энергии оборачивается снижением качества работы и повышенной отвлекаемостью, что увеличивает еще и продолжительность работы. Выход: определение и полная концентрация на самом важном из запланированных и невыполненных дел дня. Выполнив его, принимайтесь за самое важное из оставшихся в списке дел, следуя Правилу исключающих приоритетов (см.выше).

Организация рабочего места. Мои воспоминания об уроках труда в средних классах школы сводятся к двум сильным впечатлениям: пинку под зад, которым меня наградил учитель труда за шалопайство, и одной фразе, которую он постоянно нам бубнил в начале, середине и конце урока. Не знаю как пинок, но эта фраза уж точно сильно повлияла на мою жизнь, она звучала так: «Организация рабочего места!».  С тех пор я никогда не начинаю работу, не очистив рабочее место от ненужных вещей, не подготовив все материалы  и не разложив рядом с собой по местам то, что мне потребуется для работы. Прекрасный способ сохранять концентрацию внимания на том, что делаешь!

Окружающая обстановка. Я очень люблю работать в машине на природе. Моя машина – мобильный офис, где просто отсутствуют возможности для отвлекающей деятельности. Уединенное место, обстановка обедненных стимулов и ограниченных возможностей охраняют мое внимание от распыления.

Оптимальные отрезки концентрации внимания. Каждый человек имеет индивидуальный порог длительности концентрации внимания, предельную длительность непрерывной работы, после которого внимание начинает рассеиваться, сигнализируя вам о необходимости отдыха. Понаблюдайте за собой, определите свой порог и установите индивидуальный режим перерывов на отдых. Насилие над собой резко снижает вашу производительность, а привычка постоянно делать это – качество вашей жизни.

Биоритмы. При планировании своего расписания учитывайте физиологию человеческого организма. Максимальный порог длительности и уровень глубины концентрации – в утренние часы и после обеда, а у некоторых людей в вечернее время, особенно после небольшого вечернего отдыха.

Промедление. Эта дурная привычка без преувеличения разрушает жизни людей, отвлекая их внимание на мелочи.  Постоянное откладывание важных дел часто приводит к авралу, из которого не всегда получается выкарабкаться «малой кровью». Используйте следующие приемы для борьбы с промедлением:

  1. Правило «разделяй и достигай». Разделите работу на несколько кусков и сосредоточьте свои усилия на одном из них.
  2. «Принцип ватрушки». Начните «обгрызать» работу как ватрушку с разных сторон маленькими кусочками – по краям и в центре. Выполняйте наиболее «вкусные» и доступные части работы.
  3. Извлеките первый шаг – одно простое первое действие, которое поможет вам придать неподвижной глыбе начальный импульс.
  4. Сделайте черновой набросок работы, чтобы увидеть конец, а затем постепенно совершенствуйте  то, что сделали.
  5. Установите крайний срок. Это обеспечит вам значительную часть необходимой для продвижения энергии.
  6. Концентрируйтесь на выгоде. В чем главная польза, которую получите лично вы, сделав это трудное дело от начала и до конца?
  7. Побалуйте себя, когда дело будет сделано для профилактики промедления в будущем.
  8. Планируйте для трудного дела энергетически обеспеченное временя суток (помните – биоритмы).

 

Совет: устали – выполняйте простые задачи: разберите и рассортируйте документы, займитесь спортом, сделайте не очень важные звонки и пр.

 

3.      Как контролировать внешние помехи? 

 

Мир постоянно и во все возрастающем количестве предъявляет заявки на наше время. Поразительно, что многие люди даже не пытаются сопротивляться, растранжиривая свою жизнь направо и налево. Сопротивляйтесь отклонению от плана и держитесь списка приоритетных действий. Иногда отклониться необходимо и даже полезно,  но пусть это отклонение пройдет жесткую цензуру. Главное правило управления внешними отвлечениями: если возможно, скажите «нет».

Количество и сила агрессивных вторжений определяется присутствием людей, особенно наделенных властными полномочиями по отношению к вам. Если это важные для вас люди — коллеги, начальник, клиенты – используйте стратегию договоренностей об эффективном режиме взаимодействия (первый тип «нет»). Для всех остальных людей и отвлекающих факторов — стратегию ограничения  путем недоступности (второй тип «нет»).

 

Сделать себя менее доступным для отвлекающих факторов можно:

  1. наняв секретаря или, чтобы сэкономить, используя компании, предоставляющие секретарские услуги,
  2. переводя телефон в молчащий режим для неважных абонентов или настроив переадресацию на секретаря или коллегу (по взаимной договоренности с ним),
  3. настроив автоответчик,  
  4. отключив значок электронной почты,
  5. переместившись в недоступное место (автомобиль, кабинет отсутствующего сотрудника, дом, дача и пр.),
  6. изменив обеденное времени, чтобы поработать, когда все обедают,
  7. используя красный флажок на столе (расскажите коллегам о его значении) или табличку на двери с надписью «просьба, не беспокоить»,
  8. используя для назойливых абонентов фразу «извините, сейчас не могу говорить»,
  9. не смотря  в глаза назойливому посетителю и продолжая писать,

10.  вставая и направляясь к выходу, когда заходит нежелательный посетитель.

 

Регулируйте степень недоступности для разных рабочих ситуаций. Например, для непрерываемого времени устанавливайте максимальный уровень защит.

Давайте теперь рассмотрим применение стратегии договоренностей об эффективном использовании времени с важными для вас людьми.

  1. Начальник. Постарайтесь договориться с ним по трем пунктам:
    1. Режим ваших встреч. Договоритесь с ним, чтобы, кроме форсмажерных ситуаций, эти встречи проходили в заранее оговоренное в течение недели время каждую неделю. Тогда и вы, и руководитель сможете в календаре создать одну или несколько еженедельно повторяющихся встреч,  и оба выиграете, не прерывая спланированный ход работы и встречаясь подготовленными к обсуждению.
    2. Задачи – письмом. Даже если у вас в компании не настроен Microsoft Exchange Server, позволяющий руководителю отправлять задачи подчиненному прямо на его коммуникатор и видеть его расписание и план действий, убедите начальника посылать вам задачи письмом. Это  делает задачу более ясной, позволяет руководителю отслеживать ее, скопировав письмо в папку «Делегированные» в почтовой программе, а вам – перевести процесс делегирования в удобный для вас режим работы с почтой.
    3. Участие в совещаниях.  Плохо подготовленные, длинные и частые совещания – одни из главных убийц рабочего времени, и, как следствие, одна из главных причин низких результатов и банкротства компаний. Во множестве компаний совещания проходят так, как будто на двери совещательной комнаты весит рекламное объявление, остроумно придуманное Кноблаухом:

 

Совещание — современная альтернатива работе!

Вы одиноки? Приходите на совещание! Там вы сможете:

встретить милых и интересных людей;

почувствовать себя важным;

строить графики и диаграммы;

произвести сильное впечатление на своих коллег;

насладиться кофе, напитками и печеньем

и все это — в самый разгар рабочего дня. Ждем вас!

Вот  что можно обсудить с начальником, чтобы не позволять неэффективным совещаниям красть ваше время:

  • Попросите начальника, чтобы он ставил ваш вопрос первым в повестке дня и позволял вам уходить сразу после рассмотрения вашего вопроса.
  • Попросите его не приглашать вас на совещание без особой необходимости.
  • Предложите начальнику использовать проверенные техники эффективного проведения совещаний, изложенные в моей книге «100% отдача. 5 рычагов повышения мотивации сотрудников».

 

Совет: если вас заваливают работой — отстаивайте ограниченность своего времени как ресурса. Для этого сначала попросите начальника обсудить с вами идеальный результат и расставить приоритеты, используя метод исключающих приоритетов. Часто руководители сопротивляются, но будьте настойчивы – они смутно понимают, что это в их интересах. Далее разработайте детальный план проекта с указанием  затрат времени на каждый шаг. После этого приходите к руководителю с тщательно подготовленным планом всякий раз, когда из него очевидно, что времени на проект отпущено слишком мало. Этот план – главный ваш козырь, вы легко можете показать начальнику каковы должны быть реальные сроки и у него не будет аргументов.  Всякие попытки сжать несжимаемое будут вести только к ухудшению качества конечного результата. Не создавайте себе репутацию фокусника – со временем зрители будут требовать новых впечатлений, а у измотанного фокусника рано или  поздно фокус не удастся. Зрители будут разочарованы,  а подавленный фокусник – уволен. Совершенствуйтесь и станьте ценным работником, это усилит вашу переговорную позицию в диалоге с начальником.

2.      Коллеги. 

  1. В первую очередь, попросите коллег не тревожить вас без крайней необходимости, если они увидят условный знак непрерываемого времени: красный флажок, плюшевый мишка, стоящий на голове, табличка на двери или табличка, прикрепленная к наушникам (прослушивание инструментальной музыки через хорошие наушники с шумоподавлением, если вы сидите в шумной комнате вместе с другими сотрудниками – отличный способ как избежать отвлекающих звуков, так и дать понять коллегам, чтобы вас не беспокоили). Пообещайте коллегам, что вы к их услугам, например, с 11:00 до 11:30 или во время обеда.
  2. Попросите коллег подходить к вам сразу с несколькими вопросами одновременно, чтобы снизить количество отвлечений.
  3. Потренируйтесь в использовании следующих вежливых фраз-помощников, если вас отвлекают коллеги:
  • «Дружище, извини, не могу, полно работы».
  • «Что я могу для тебя сделать?» — чтобы сразу перейти к делу, вместо «Как твои дела?».
  • «Сколько нам нужно времени?»
  1. Поставьте на стол стеклянную банку и требуйте класть туда 50 рублей каждого, кто неоправданно оторвал вас от дел.
  2. Для тех коллег, с которыми договориться невозможно, используйте рассмотренные выше приемы снижения доступности.
  3. Клиенты. Вежливая «тренировка» большинства клиентов не только возможна, но даже повышает ваш авторитет в их глазах. Предложите клиенту:
    1. Если ему удобно, перевести общение в режим электронной почты, описав ему преимущества такого способа: ясность, снижение недопонимания, архив общения, ни одна мысль не потеряется и пр.,
    2. Договориться об удобном времени для звонков – для вас это будет временной блок звонков,
    3. Договориться об использовании вами автоответчика, на который вы сможете наговорить короткое сообщение о времени, когда сможете перезвонить.

 

Совет: увольте некачественных клиентов. По правилу Парето 80% прибыли приносят всего 20% клиентов. В оставшихся 80% наверняка есть такие, которые крадут у вас времени и нервов намного больше, чем приносят прибыли. Так? Увольте их.

 

Не стремитесь достичь абсолютного управления отвлекающими факторами, достаточно просто значительно продвинуться в этом направлении. Если обстоятельства нельзя изменить – просто воспринимайте их как кочки на вашей дороге.

 

Заключение

Люди единственные из всех видов живых существ, которые могут осознанно сами себя учить. Мы можем решить изменить свое поведение в какой-либо сфере нашей жизни, узнать о том, каким образом этого добиться и сделать это сами, без посторонней помощи. Собаке или слону нужен дрессировщик, человеку – нет. Наше поведение состоит из привычек, которые мы можем менять по своему усмотрению, отказываясь от дурных и обучаясь полезным. Сфера управления нашим временем и, в конечном итоге, нашей жизнью также соткана из привычек. И только нам решать, будут ли эти привычки позволять нам радоваться большую часть времени или испытывать стресс. Никакие обстоятельства не могут лишить нас этого права. Они могут только немного уменьшить продолжительность  радости в нашей жизни, но то, что действительно определяет ее эмоциональный фон, так это наш личный выбор в пользу тех или иных привычек. Принимаем ли мы эту ответственность за свою жизнь на себя или нет – она все равно лежит только на нас самих.

Развивайте в себе следующие 10 важнейших привычек управления временем, и качество вашей жизни поднимется до небывалых высот:

  1. Проясняйте желания. Регулярно прислушивайтесь к собственным желаниям. Вопреки расхожему мнению, наши желания – от физиологических до творческих и альтруистических — это наши путеводные звезды, то, что несет в себе мощную энергию жизни. Некоторые желания противоречат друг другу, и дело вашего разума – придумывать наилучшие ходы. Приучите себя, особенно в периоды жизненных передряг, постоянно задавать себе вопросы «Чего я хочу?» и «Как это получить?» вместо жалоб и критики. Пусть эти вопросы вытесняют собой из вашего сознания все страхи и депрессивные мысли, которые связывают вашу энергию и тянут вас на дно.
  2. Планируйте в системе. Создайте эффективную систему планирования действий и управления информацией, внешнюю для вашего сознания.  Если придумаете лучшую систему, чем та, что описана в этой книге, используйте ее. Любые планы, а в особенности четкие и измеримые цели, записанные на внешнем носителе, как показывают многочисленные исследования, значительно повышают вероятность успеха. Приучите себя фиксировать цели, планы и вообще, любые свои мысли в своей системе, и вы будете удивлены результатом.
  3. Сделайте сейчас. Извлекайте первоочередное действие из любого проекта и тут же делайте его. Самые благородные цели и продуманные планы останутся на бумаге, если каждый день, прямо с сегодняшнего дня, с этой минуты  не начать делать что-то, пусть на маленький шажок приближающее нас к желаемым целям. Все великое начинается с малого. Приучите себя делать что-то для достижения ваших целей каждый день изо дня в день.
  4. Непрерывно учитесь. Поглощайте как губка все, что может вам пригодиться, и тут же пробуйте применить это на практике. Знания, не реализованные в новых навыках и не нашедшие себе применения, быстро стираются из нашей памяти как ненужный хлам. Используйте любые возможности, чтобы делать лучше то, в чем вы хотите преуспеть: спрашивайте совета у тех, кто уже добился того, чего хотите добиться вы,  читайте книги и статьи по предмету вашей специализации, посещайте все доступные вам семинары и тренинги, слушайте аудиокниги и наблюдайте. Привычка привносить в свое поведение что-то новое и полезное превращает вашу жизнь в постоянно распускающийся цветок.
  5. Выделяйте главное. Помните о правиле Парето. Оно повсюду. Меньшее всегда определяет большее. Ищите это меньшее и используйте Правило исключающих приоритетов. Приучите себя постоянно концентрировать внимание на приоритетных проектах, задачах и действиях. Концентрируйтесь на изменениях в  приоритетных сферах жизни, коими, как правило, являются: личная жизнь, профессиональная деятельность, деньги и здоровье. Приучите себя постоянно выделять те 2 из 10 дел, что определяют почти все.
  6. Сопротивляйтесь отвлечениям. В книге изложены наиболее действенные приемы управления отвлечениями. Выберите только три самых на ваш взгляд эффективных и подходящих для вашей ситуации и используйте их. Когда вы ощутите эффект вам легко будет начать экспериментировать и с другими приемами. Привычка проявлять умное и вежливое сопротивление всему, что пытается украсть у вас ваше время, крайне важна для обретения чувства  направления и ускорения движения в этом направлении без какой-либо спешки или дополнительных усилий.
  7. Не сдавайтесь. Будьте готовы к неудачам в любом деле. Они неизбежны. Большинство людей, пробуя что-то новое и сталкиваясь с неудачами, опускает руки и прекращает движение. Не делайте этой чудовищной ошибки. На самом деле в любой неудаче скрыта возможность получить еще больше, чем вы потеряли. Приучите себя извлекать уроки и полностью использовать обучающий потенциал неудач.
  8. Будьте гибкими. Не стучитесь слишком долго в одну и ту же дверь. Осмотритесь, возможно, справа и слева есть несколько открытых. Сахира Хонда говорил, что секрет его успеха в том, что он просто пробует предпринимать разные вещи, а потом смотрит, что работает, а что нет, отказывается от того, что не работает и сосредотачивается на том, что работает. Не бойтесь менять способы, методы, стратегии и даже цели. Будьте открыты для перемен. Укрепите в себе привычку пробовать что-то новое, отказываясь от чего-то устаревшего. Согласно последним авторитетным исследованиям гибкость – качество №1 для успеха в современном бизнесе и профессиональной деятельности.
  9. Стремитесь понять. Неразрешенные конфликты поглощают огромное количество психической энергии, что непосредственно сказывается на результатах во всех сферах жизни. Укрепляйте отношения с важными для вас людьми. Весь секрет в том, чтобы выработать в себе привычку при возникновении трений первым делом фокусировать внимание на самом главном – на попытке понять другого человека. Выбросьте все остальное из головы хотя бы на время: жалость к себе, оправдание, критику и пр., и просто сконцентрируйтесь на том, чтобы примерить на себя внутренний мир другого. Для многих людей это крайне трудно, но привычка приобретается постепенно многократным повторением. Решите прямо с сегодняшнего дня практиковать этот прием и ваши отношения с дорогими вам людьми начнут преображаться прямо на глазах.

10.   Расслабляйтесь.  Я был поражен, когда узнал, что в профессиональном спорте, одним из главных, если не самым главным фактором успеха является умение расслабляться и пребывать в этом состоянии большую часть времени. Еще больше я удивился, когда выяснил, что наш мозг генерирует самые лучшие идеи и демонстрирует феноменальные способности к запоминанию именно тогда, когда он не загружен работой, не напрягается. Длительное напряжение приводит к утомлению и противоречит гибкости. Упорный интеллектуальный труд – пережиток, точно так же, как с появлением механизмов стал пережитком рабский физический труд. Мы определенно вступаем в эру креатива, а привычка все большее и большее количество времени находиться в состоянии «собранной легкости» несомненно становится одним из главных факторов успеха во всех сферах жизни.

 

Google Bookmarks Memori.ru МоёМесто.ru

Сохраните страницу в закладках (кнопки выше) или подпишитесь на журнал по e-mail:

1 комментарий - добавьте свой »

  1. 2 главных правила управления временем:

    […] годы жизни. Если Вы не смогли купить ее в магазине, то здесь я выложил для Вас ее полную электронную версию. Но […]


Прокомментируйте

Пожалуйста, решите пример: